Tietosuojakäytännöt

Järvenpään Uintiklubi - JUK
Kaskitie 34, Järvenpää

(Myöhemmin ”seura” tai ”me”)

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, kausikortti- tai muista asiakkaistamme taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Toni Pilsari
Järvenpään Uintiklubi
Kaskitie 34, Järvenpää
jukjarvenpaatietosuoja@googlegroups.com

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1 Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Jäsenyyksien ylläpito
Kilpailutoiminnan toteuttaminen (esim. kilpailuilmoittautumiset, tulospöytäkirjat)
Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
Sähköinen jäsenviestintä
Analysointi ja tilastointi
Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Laskutuksen ja kirjanpidon toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Uimahallin palveluita varten (esim. rannekkeiden ostot)

2.2 Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään perustuen rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyn ja seuran välillä solmitun sopimuksen, taikka seuran ja asiakkaan välisen asiakas-, asiointi- tai sidosryhmäsuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Kohdennettu sähköinen suoramarkkinointi
Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
Analysointi ja tilastointi
Tarjoukset, ostaminen ja palvelun toteuttaminen
Sisällöt ja niiden personointi

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1 Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
mahdolliset luvat ja suostumukset
jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
tilastot, kuten, harjoitukset ja kilpailut, ennätykset, kilparajojen alitukset ja muut harjoitteluun tai kilpailuun liittyvät tilastointitiedot
palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva tai kilpailulisenssi
seuran ja henkilön kotimaan tai ulkomaan leiritykseen sekä valmennukseen liittyvät tiedot
lasten kanssa työtehtävissä olevilta taustatiedot, kuten, rikostaustaote

3.2 Asiakasrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen yksilöivä tunnus,
demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
työnantajayrityksen nimi, osoite ja y-tunnus,
asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, arvonta- ja kilpailuvastaustiedot sekä peruutustiedot

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1 Jäsenrekisteri

jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla,
rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön (esim. kilpailusihteerin) syöttäminä
evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
Suomen Uimaliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

VRK/Väestötietojärjestelmästä
Postin osoitetietojärjestelmästä
Puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä
Oikeusrekisterikeskuksesta
Muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

4.2 Asiakasrekisteri

rekisteröidyltä itseltään internetin kautta, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla,
seuran jäsenrekisteristä,
seuran käyttämän lipunvälittäjän lipunmyynti- ja kulunvalvontajärjestelmästä,
erilaisten markkinointitoimenpiteiden ja -kampanjoiden sekä muiden vastaavien toimenpiteiden yhteydessä suoraan rekisteröidyltä

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää myös yhteistyökumppaneiltamme sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

VRK/Väestötietojärjestelmästä
Postin osoitetietojärjestelmästä
Puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä
Muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

6. Henkilötietojen käsittelijät

Seuran johtoryhmään kuuluvat voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla.

7. Tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia seuran hallussa oleviin henkilötietoihin liittyen. Sinulla on seuraavat oikeudet

9.1 Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Järvenpään Uintiklubi / Tietosuoja
Kaskitie 34

tai sähköpostitse osoitteeseen jukjarvenpaatietosuoja@googlegroups.com

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jukjarvenpaatietosuoja@googlegroups.com.

9.2 Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jukjarvenpaatietosuoja@googlegroups.com.

9.3 Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa seuraavissa tapauksissa

Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä
Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä
Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa
Tietojen käsittely on lainvastaista

ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jukjarvenpaatietosuoja@googlegroups.com.

9.4 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse jukjarvenpaatietosuoja@googlegroups.com.

9.5 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Jos haluat käyttää yllä lueteltuja oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Huomioithan, että voimme myös säilyttää ja käyttää tietojasi, jos se on tarpeen lainsäädännön velvoitteiden noudattamiseksi, riita-asioiden ratkaisemiseksi tai sopimusten täytäntöön panemiseksi.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

11. Evästeet

Keräämme, käsittelemme ja analysoimme verkkosivustomme käyttöön liittyviä tietoja. Verkkoliikennettä koskeva tieto on tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten.

Käytämme evästeitä ja muuta vastaavaa teknologiaa, jotta voimme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjota turvallisen verkkoympäristön, toteuttaa markkinointitoimia, mahdollistaa paremman asiakaskokemuksen verkossa, seurata verkkosivustomme analytiikkaa ja tarjota sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä. Tietoja ei käytetä yksittäisten henkilöiden tunnistamiseen paitsi kun kyse on jäsensivuille kirjautuneista käyttäjistä.

Voit valita selaimesi asetuksista, hyväksytkö evästeiden käytön. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit käyttää verkkosivustoamme ja osaa palveluistamme, mutta tämä valinta voi rajoittaa merkittävästi sivuston ja palveluiden toiminnallisuutta.

12. Tietosuojakäytännön muutokset

Tietosuojakäytäntöihimme saatetaan tehdä ajoittain muutoksia palvelun parantamisen ja kehittämisen sekä verkkosivuston päivityksen yhteydessä. Muutoksien yhteydessä emme kuitenkaan rajoita tietosuojakäytännössä kuvattuja tai soveltuvin osin tietosuojalakien mukaisia oikeuksiasi. Jos tietosuojakäytöntöihimme tehdään merkittäviä muutoksia, annamme siitä selkeän ilmoituksen silloin, kun sovellettava laki niin edellyttää. Lue tietosuojakäytännöt aika ajoin, jotta saat ajantasaista tietoa mahdollisista muutoksista.